Medlemsindlæg: Startups skal desværre også have styr på forretningsprocesser

Medlemsindlæg: Startups skal desværre også have styr på forretningsprocesser

Keystones-medlem, Rolf Garde er aktiv busi­ness angel og bringer her et par gode råd til danske iværk­sæt­tere (læs mere om Rolf Garde på www.rolfgarde.com).

Når man taler om forretningsprocesser, så tænker de fleste nok på større og veletablerede virksomheder, der skal have styr på deres mange opgaver og hvordan de enkelte personer/afdelinger skal samarbejde.

Jeg må desværre fortælle, at startups også bør bruge tid på at “designe” og følge forskellige forretningsprocesser.

Men… Det er selvfølgelig ikke de processer, man har i større virksomheder. Processerne skal designes så de passer præcis til den lille innovative virksomhed, som løbende ændrer sig. Det betyder, at en leder/mellemleder fra en større virksomhed nok ikke skal hjælpe et startup med at designe processer ?

Processerne i et startup er til forskel fra processer i en større virksomhed kendetegnet ved:

  • Én person udfører mange forskellige opgaver i virksomheden, så der skal dermed ikke fokuseres så meget på overdragelse af viden i processen.
  • Mange af processerne er manuelle. Det kan ikke betale sig at automatisere dem (før der bliver nok gentagelser)
  • Processerne skal understøtte innovation og læring.

Nogle af de vigtigste processer et startup skal have styr på er:

Økonomistyring

Pengene er ofte knappe i et startup. Det betyder, der skal opstilles processer, der følger alle fortidige, nutidige og fremtidige indtægter og udgifter. Resultat af processen skal give informationer om:

  • Hvor mange penge bruges pr. måned.
  • Hvad bruges pengene til (opgjort pr. type af udgift)
  • Hvilke forpligtelser er indgået og hvordan har de indflydelse på økonomien (ansatte, husleje o.l. er forpligtelser).
  • Hvor mange uger/måneder har vi tilbage indtil pengene løber ud. Dette er især vigtigt for startups, der behøver finansiering af deres vækst/udvikling.
  • Hvornår forventer vi at nå break-even (så vi ikke mere taber penge, men begynder at tjene penge hver måned).

Produktudvikling

De fleste startups som jeg har kontakt med, er igang med at udvikle et produkt eller service til en kundegruppe.

Vi skal designe processer som sikrer:

  • Der bliver opsamlet idéer og ønsker til produktet (og det gælder både for modne produkter eller produkter, der kun er på tegnebrædtet).
  • Der bliver opstillet hypoteser omkring formålet med udviklingen, der senere kan testes (læs Lean Startup der beskriver dette)
  • Der bliver prioriteret mellem de forskellige ønsker.
  • Der afsættes de nødvendige ressourcer til udviklingen.
  • Der udvikles og dokumenteres
  • Der kvalitetssikres (hvilket kan kræve en større separat process)
  • Der indsamles data, som bruges til at validere det nye (helst af slutbrugere).
  • Der laves opfølgning for at se om formålet opfyldes (læring)

P.S. Jeg har lige læst Lean Startup af Eric Ries, som er en fantastisk bog – men mere om den i et senere blogindlæg.

KPI opsamling og opfølgning

Vi skal først og fremmest have defineret hvilke KPI’er vi skal bruge til at navigere efter. Denne øvelse er et afsnit for sig, så det vil jeg ikke gennemgå her. Resultatet skal dog være nogle KPI’er, som giver grundlag til beslutninger. F.eks er det vanskeligt at handle på månedens resultat. Det er meget lettere at handle på hvor mange nye kunder, der kom ind i sidste uge (i forhold til ugen før).

Der skal opstilles (helst automatiske) processer, som giver:

  • Klarhed over præcis hvad der måles.
  • KPI’er (helst på ugebasis eller mindre).
  • Udvikling af KPI’er over tid (% udvikling)

Der skal ikke være tvivl om KPI’er er valide og hvordan de beregnes. Der er ikke noget værre end at diskutere KPI’ers validitet istedet for at diskutere hvordan man forbedrer dem.

Salg

Det skal afklares hvordan processen er omkring salg af virksomhedens produkt/service. Processen skal designes så den passer til den måde virksomheden går til kunder – om det er direkte salg, PR, annoncering, seminar e.l.

Jeg har f.eks lige været med til at designe en salgsprocess i et startup. Virksomheden har én sælger ansat og der skal sælges til flere virksomheder end den ene sælger kan håndtere. Vi gik igang med at definere en process omkring salget, som opstiller de aktiviteter, der skulle foretages ifm et salg.

Vi gik fra processen:

  • Sælgeren tager kontakt til virksomheden, forsøger at booke møder, følger op, afholder møde(r), lukker ordren, onboarder kunden, laver efterfølgende service. (det meste ustruktureret)

Til processen:

  • En studerende laver (strukturerede) undersøgelser omkring de kunder, der skal kontaktes.
  • Den studerende kontakter kunden for at afklare pains, kontaktpersoner, bedste tidspunkt for kontakt o.l.
  • Hvis den studerende kan booke møde til sælgeren, så gøres dette (i sælgerens kalender) – ellers forsøger sælgeren af booke møde.
  • Sælgeren afholder møde og får lukket ordren.
  • Ordren afleveres til kundeservice (en anden studerende), der hjælper kunden igang og laver efterfølgende service.

Denne ændring i processen gør at sælgeren kan holde 3 gange så mange møder som tidligere, og der kan ansættes studerende til at håndtere en stor del af processen.

Til slut vil jeg nævne, at jeg som investor hellere vil investere i virksomheder, der har styr på deres processer end virksomheder, der forsøger at styre kaos ?